Conserver une copie de départ
Avant toute reprise, conservez l’export original fourni par votre ancienne solution. Travaillez sur une copie, sans supprimer l’ancien catalogue ni les historiques. L’import du catalogue et la conservation des documents de vente sont deux sujets distincts : le nouveau catalogue ne remplace pas vos archives. Ne communiquez aucun fichier contenant des données personnelles inutiles à la préparation.
Organiser les informations utiles
Préparez les noms de produits, les catégories, les prix de vente et, pour une épicerie, les codes-barres et conditionnements. Conservez les codes-barres comme du texte dans votre tableur afin de ne pas perdre un zéro initial. Pour un restaurant, distinguez les produits, les tailles, les bases, les choix inclus et les suppléments payants. Ne mélangez pas un prix de menu et un prix à l’unité dans la même colonne.
Faire confirmer le format de reprise
Les possibilités de reprise dépendent du format, des champs et du volume de votre fichier. Khelcom One ne promet pas ici un import automatique universel. Présentez d’abord un petit exemple sans données sensibles pour vérifier le mapping des colonnes et les limites éventuelles. Une reprise manuelle guidée peut être préférable à un import non vérifié.
Valider un échantillon représentatif
Choisissez quelques cas qui couvrent votre activité : un article simple, une variante, un menu avec supplément et un code-barres connu. Comparez les libellés, les prix et les options dans la nouvelle caisse. Les paramètres de taxe doivent correspondre à votre situation vérifiée, pas être déduits du nom d’un produit. Utilisez un environnement de démonstration adapté pour les ventes fictives.
Préparer le passage en service
Faites relire le catalogue par la personne qui encaisse. Gardez une liste des anomalies à corriger et validez l’impression depuis le matériel prévu. Décidez du moment de bascule et de la procédure de secours avant le service. Un catalogue moins volumineux mais contrôlé vaut mieux qu’une reprise complète dont les prix et options n’ont pas été vérifiés.
Votre liste de vérification
- Une copie de l’export original est conservée.
- Les codes-barres et variantes sont distincts.
- Les prix et suppléments sont relus.
- Le format et le périmètre de reprise sont confirmés.
- Un échantillon a été vérifié avant la bascule.