Définir ce qui doit être transmis
Avant de connecter les outils, précisez le besoin avec la personne qui suit votre comptabilité. Pour Khelcom One, le parcours présenté concerne la transmission du chiffre d’affaires après la clôture journalière. Cela ne signifie pas que toutes les données du restaurant, les achats ou les factures fournisseurs sont automatiquement synchronisés. Une connexion doit avoir un périmètre explicite et compréhensible.
Choisir le bon compte et la bonne entreprise
Utilisez un accès Pennylane autorisé pour l’entreprise concernée. Pendant l’autorisation, vérifiez l’identité de l’entreprise sélectionnée et les accès demandés. Ne transmettez pas votre mot de passe à un tiers pour faire le raccordement. Si vous gérez plusieurs restaurants, vérifiez pour chaque établissement la destination des écritures avant d’activer le parcours.
Préparer les correspondances avec votre comptable
Les journaux et comptes utilisés doivent correspondre à votre organisation comptable. Faites valider les correspondances nécessaires par votre comptable plutôt que de choisir des numéros au hasard. La connexion technique ne constitue pas une validation comptable. Cette préparation permet aussi de distinguer les montants de ventes, les taxes et les modes de règlement selon la configuration retenue.
Vérifier une clôture de bout en bout
Une autorisation de connexion réussie ne prouve pas, à elle seule, qu’une écriture est arrivée. Vérifiez le statut de transmission associé à une clôture, puis la présence et les montants de l’écriture dans l’entreprise Pennylane attendue. Réalisez les essais fictifs dans un environnement de test : ne créez pas de fausses ventes dans votre caisse en production pour tester une intégration.
Suivre les transmissions après la mise en service
Gardez une vérification régulière des statuts et des erreurs éventuelles. Si une transmission manque, identifiez d’abord la clôture concernée et vérifiez la destination avant de relancer, pour éviter un doublon manuel. Dans Khelcom One, la fonction est incluse dès Pro à 49 € par mois, avec compte Pennylane et configuration nécessaires. Elle ne remplace ni le contrôle comptable ni les obligations propres à votre entreprise.
Votre liste de vérification
- L’entreprise Pennylane destinataire est la bonne.
- Les correspondances ont été vérifiées avec le comptable.
- Le statut et l’écriture reçue ont été comparés.
- Une personne sait où consulter les transmissions en erreur.